Documenter kilométrage, carburant et recharge

2. Définir le référentiel avant la première location

La fiche de l'actif fixe les unités et instruments de référence : kilomètre ou mile, compteur principal ou journalier, heure moteur, type de jauge, capacité nominale utile à titre documentaire, énergie et identifiant du dispositif. Un même parc peut contenir voitures, utilitaires, deux-roues, camping-cars, bateaux ou matériels dont les mesures ne sont pas interchangeables.

Notez aussi les événements qui rompent la continuité : remplacement du compteur, changement de tableau de bord, batterie remplacée, instrument défectueux, conversion d'unité ou remise à zéro d'un compteur journalier. Une date et un relevé de raccordement permettent de continuer l'historique sans modifier les anciennes valeurs.

Le référentiel décrit la précision réellement observable. Si une jauge n'affiche que des quarts, le formulaire propose vide, quart, moitié, trois quarts et plein ; il ne demande pas un pourcentage fictif. Si l'écran donne un état de charge entier, la valeur est conservée comme pourcentage affiché, sans décimales ajoutées.

• Identité stable de l'actif et du compteur.
• Unité explicitement affichée avec chaque valeur.
• Précision limitée à celle de l'instrument.
• Événements de rupture datés et documentés.
• Aucune conversion silencieuse entre unités.

3. Utiliser le même protocole au départ et au retour

Le départ et le retour utilisent la même séquence afin de produire deux états comparables. Identifiez d'abord l'actif et le dossier, mettez le contact ou activez l'affichage selon les consignes du constructeur, attendez que le tableau soit lisible, puis relevez les unités sans masquer un voyant utile. L'heure provient d'une référence unique du dossier et le fuseau est conservé lorsqu'une équipe travaille sur plusieurs territoires.

La photographie cadre l'affichage complet et suffisamment de contexte pour reconnaître l'actif, sans capter le visage, le permis, l'adresse ou les conversations d'une personne. La valeur est ensuite saisie comme donnée structurée ; la photo reste une pièce de contrôle, pas le seul endroit où l'information existe.

La personne qui remet et celle qui reçoit peuvent relire les valeurs ensemble. Une réserve est notée immédiatement : affichage partiellement illisible, jauge instable, véhicule incliné, borne hors service ou absence de justificatif. Valider une réserve ne signifie pas accepter une somme ou reconnaître une responsabilité.

1. Identifier l'actif, le dossier, l'instant et l'auteur.
2. Afficher le compteur et l'état énergétique dans des conditions comparables.
3. Photographier l'instrument utile sans donnée personnelle superflue.
4. Saisir valeur, unité et précision réellement observées.
5. Faire relire ou noter la réserve contradictoire.
6. Sceller l'état puis conserver toute correction comme un nouvel événement.

4. Calculer une distance sans altérer les relevés

Pour deux relevés comparables, la distance brute est le compteur de retour moins le compteur de départ. Conservez toujours les deux valeurs originales et calculez l'écart dans un champ dérivé. Si le départ affiche 42 180 km et le retour 42 467 km, l'écart documenté est 287 km. Une règle d'arrondi, si elle existe, s'applique au résultat selon le contrat et reste visible ; elle ne modifie pas les compteurs sources.

Un résultat négatif ou anormalement élevé déclenche une vérification, pas une correction automatique. Les causes possibles incluent inversion départ-retour, unité mile/kilomètre, faute de saisie, changement de compteur, photographie rattachée au mauvais actif ou événement intermédiaire. Le journal conserve la valeur déclarée, l'anomalie, la pièce vérifiée et la décision.

Pour un compteur journalier remis à zéro, utilisez le compteur total comme référence lorsqu'il existe. À défaut, la distance reste non déterminée ou estimée à partir d'une source qualifiée ; elle n'est jamais remplacée par zéro. Une estimation porte son origine, sa méthode, son intervalle d'incertitude et son approbateur.

5. Traiter heures moteur et autres unités d'usage

Un bateau, un groupe électrogène, une machine ou certains véhicules spécialisés peuvent être suivis en heures moteur plutôt qu'en distance. Relevez l'affichage exact, y compris la partie décimale si l'instrument la montre, et documentez si le compteur mesure moteur en marche, contact actif ou durée de service. Deux compteurs nommés « heures » peuvent avoir des définitions différentes.

La durée civile de location ne remplace pas les heures moteur. Un bateau loué quarante-huit heures peut n'avoir navigué que trois heures ; inversement, une journée de location peut contenir plusieurs séquences d'usage. Rapprochez les heures seulement entre instruments et définitions identiques.

Les unités combinées restent parallèles. Une flotte nautique peut suivre heures moteur, distance et carburant ; un véhicule frigorifique peut suivre kilométrage et heures d'un groupe auxiliaire. Chaque série a son compteur, sa continuité et ses seuils. Une alerte de maintenance n'est déclenchée que par le référentiel de l'actif, pas par une conversion improvisée.

• Nom exact du compteur.
• Unité et précision affichées.
• Définition fournie par le constructeur ou l'exploitant.
• Relevés départ et retour comparables.
• Série séparée pour chaque organe suivi.

6. Documenter le carburant sans convertir une jauge en litres

Une jauge de tableau de bord indique un niveau approximatif influencé par la forme du réservoir, l'inclinaison, le délai de stabilisation et la logique d'affichage. Utilisez les mêmes conditions autant que possible : actif à plat, contact établi, relevé après stabilisation et même graduation. Notez la graduation vue, pas un nombre de litres déduit.

La méthode plein-à-plein peut fournir un volume acheté entre deux pleins comparables, à condition que les justificatifs et les circonstances soient cohérents. Elle ne démontre pas à elle seule qui a consommé chaque litre ni le niveau exact au moment de la remise. Le ticket ou la facture conserve date, volume, type de carburant, point de vente et montant utile, avec masquage des données de paiement non nécessaires.

Si le contrat prévoit un niveau de retour, comparez départ et retour selon la méthode annoncée. Un plein promis mais non prouvé, une jauge défectueuse ou un reçu absent devient une réserve. Le gestionnaire ne fabrique ni volume, ni prix, ni frais : il applique la procédure contractuelle, demande un complément ou laisse l'écart non résolu.

7. Séparer état de charge, énergie délivrée et coût de recharge

L'état de charge affiché, souvent exprimé en pourcentage, décrit l'estimation du véhicule à un instant. Les kilowattheures d'une session décrivent l'énergie délivrée par une borne ou facturée par un opérateur. Le coût peut inclure énergie, durée, session, stationnement ou conditions tarifaires. Ces trois grandeurs doivent avoir trois champs distincts.

Ne convertissez pas automatiquement une baisse de pourcentage en kilowattheures. La capacité utile, la température, le préconditionnement, les pertes de recharge et les protections de la batterie influencent la relation. Pour un rapprochement opérationnel, comparez les états de charge départ-retour et joignez les sessions pertinentes. Pour une dépense, utilisez la pièce tarifaire correspondante.

Le ministère chargé de la Transition écologique documente le déploiement des infrastructures de recharge et leurs cadres. Les conditions concrètes d'accès et de tarification restent celles de l'opérateur, de la borne et du contrat au moment de la session. Une borne indiquée disponible ne garantit ni son fonctionnement ni son tarif futur.

8. Gérer les actifs hybrides et les usages mixtes

Un hybride rechargeable possède au moins deux chaînes énergétiques à documenter : carburant et électricité. Relevez séparément la jauge, l'état de charge, les achats de carburant et les sessions de recharge. Une distance globale ne permet pas de répartir précisément l'usage entre les deux énergies sans donnée technique qualifiée.

Un actif peut aussi recevoir un appoint pendant une immobilisation, une maintenance ou un convoyage. Rattachez chaque opération à son motif et à son responsable : locataire, intervenant, atelier, assistance ou gestionnaire. Sans cette chronologie, une facture valide peut être attribuée au mauvais dossier.

La même règle vaut pour les équipements auxiliaires : carburant du moteur et énergie d'une cellule, recharge d'accessoires, groupe frigorifique ou batterie de service. Le formulaire n'agrège que des mesures homogènes et conserve les sous-systèmes utiles au contrat ou à la maintenance.

• Une série par énergie.
• Une opération rattachée à un acteur et un motif.
• Aucune allocation calculée sans méthode qualifiée.
• Les équipements auxiliaires restent identifiables.

9. Rapprocher les faits de la règle annoncée

Le rapprochement commence par retrouver la version du contrat, de l'offre et du barème acceptée pour le dossier. Vérifiez l'unité incluse, la période, le niveau énergétique attendu, la tolérance éventuelle, le mode de preuve, les arrondis et la procédure de contestation. Une règle actuelle du catalogue ne remplace pas celle applicable à une location passée.

Construisez ensuite une feuille de calcul explicable : valeurs sources, différence brute, part incluse, écart restant, règle invoquée et montant proposé le cas échéant. Chaque ligne renvoie à sa preuve. Une personne doit pouvoir refaire le calcul sans connaître le logiciel.

MOVALYA peut structurer les relevés, pièces, réserves et statuts selon les capacités prouvées dans sa fiche produit. Le guide ne promet ni prélèvement, ni télérelève, ni lecture automatique d'un véhicule, ni facturation automatique. Une conséquence litigieuse reste à valider dans le cadre contractuel et par les acteurs compétents.

1. Ouvrir la version contractuelle du dossier.
2. Vérifier les unités et règles annoncées.
3. Rapprocher les relevés originaux.
4. Calculer séparément chaque écart.
5. Joindre les justificatifs et réserves.
6. Faire valider avant toute conséquence.

10. Minimiser les données et éviter la surveillance disproportionnée

Un compteur, une jauge et une facture ciblée suffisent souvent à documenter usage et énergie. La localisation continue, l'historique détaillé des trajets, les habitudes de conduite ou les données d'un téléphone ne doivent pas être collectés par défaut. La CNIL rappelle les principes de nécessité, d'information et de maîtrise des données liées aux véhicules connectés.

Définissez pour chaque donnée une finalité, les rôles autorisés, une durée et une issue : suppression, anonymisation ou conservation justifiée. La photographie du tableau de bord peut révéler navigation, contacts, adresse, notifications ou identifiants. Cadrez l'instrument utile et masquez ce qui n'est pas nécessaire dans la copie de travail, tout en préservant l'original uniquement lorsqu'il existe une justification.

Un export destiné au propriétaire peut présenter distance, énergie, réserves et coût agrégé sans republier identité, trajet détaillé ou moyen de paiement. Les intervenants temporaires perdent leur accès à la clôture. Une contestation peut justifier un gel ciblé des pièces concernées, pas la conservation indéfinie de toutes les données de flotte.

11. Traiter une valeur absente, incohérente ou contestée

Une donnée manquante reste manquante. Ne remplacez jamais compteur, pourcentage, litres, kilowattheures ou montant par zéro pour permettre au dossier de se fermer. Le statut précise « non relevé », « illisible », « non comparable », « estimé » ou « contesté », avec une raison et la prochaine action.

Cherchez une source secondaire indépendante du calcul : état d'un atelier, document d'assistance, photographie d'une remise intermédiaire, reçu de borne ou relevé suivant. Évaluez sa proximité temporelle et son lien avec le bon actif. Une source secondaire ne devient pas un relevé direct ; elle permet une estimation explicitement qualifiée.

En cas de désaccord, conservez les deux déclarations, les pièces originales et la chronologie. La personne qui arbitre ne doit pas avoir à choisir entre deux valeurs écrasées dans le même champ. La correction prend la forme d'un événement lié à l'original, avec auteur, motif et date.

12. Refaire trois calculs simples et auditables

Exemple distance : départ 18 450 km, retour 18 782 km. L'écart brut est 332 km. Si 300 km sont inclus selon le contrat applicable, l'écart à instruire est 32 km. Ce calcul n'établit aucun montant tant que le barème et les conditions n'ont pas été vérifiés.

Exemple carburant : départ « trois quarts » et retour « moitié » sur la même jauge stabilisée. L'écart est une graduation de jauge, pas un nombre de litres. Si le dossier contient ensuite un achat de 21,4 litres, cette facture prouve l'achat ; elle ne convertit pas rétroactivement chaque graduation en 21,4 litres.

Exemple électrique : départ 82 %, retour 36 %, puis session de 24,7 kWh. Conservez 82 %, 36 % et 24,7 kWh comme trois faits. Ne concluez pas que 46 points représentent exactement 24,7 kWh, ni que toute la session concernait nécessairement cette location, avant rapprochement de l'actif, des horaires et du justificatif.

Exemple heures moteur : 614,3 h au départ et 619,8 h au retour donnent 5,5 h selon l'affichage. L'arrondi éventuel intervient après le calcul et selon la règle annoncée ; les deux compteurs restent inchangés.

• Montrer l'opération arithmétique.
• Nommer l'unité à chaque ligne.
• Séparer mesure, estimation et conséquence.
• Rendre visible toute hypothèse.
• Conserver les valeurs sources.

13. Utiliser une fiche de relevé réutilisable

La fiche peut être numérique ou imprimée. Elle doit rester compréhensible hors de l'outil et accompagner le dossier lors d'une remise sans réseau. Les champs non pertinents sont marqués « sans objet » plutôt que laissés ambigus. Un identifiant de dossier suffit sur la copie terrain ; les données personnelles restent dans le système autorisé.

Au retour, le gestionnaire vérifie que les pièces annoncées existent, que les unités concordent et que les réserves ont un responsable. Le contrôle ne consiste pas à obtenir tous les champs à tout prix : il vise une information honnête et exploitable. Une valeur non disponible avec une procédure de résolution est préférable à une précision inventée.

14. Checklist opérationnelle de clôture

La clôture intervient lorsque les relevés sont comparables ou que leur incertitude est explicitement traitée. Une facture fournisseur, une photo ou une validation de formulaire ne clôt pas à elle seule le dossier. Vérifiez aussi les réserves, la règle contractuelle, les accès aux données et l'effet éventuel sur maintenance ou disponibilité.

Mesurez la qualité de la méthode avec des indicateurs prudents : part des dossiers possédant deux relevés comparables, taux de pièces illisibles, anomalies d'unité, corrections après validation et délai de résolution. Ne transformez pas ces indicateurs en classement de personnes. Ils servent à améliorer formulaire, éclairage, formation et passage de relais.

1. Comparer les valeurs et les unités.
2. Vérifier les pièces et leur rattachement.
3. Qualifier toute donnée absente ou estimée.
4. Appliquer seulement la règle contractuelle applicable.
5. Faire valider la conséquence éventuelle.
6. Restreindre puis purger les accès et copies inutiles.
7. Relier l'écart utile à maintenance ou disponibilité.
8. Archiver une synthèse explicable et planifier la revue de méthode.

15. Ce que cette méthode et MOVALYA ne décident pas

Cette procédure améliore la traçabilité ; elle ne certifie pas la métrologie d'un instrument, l'autonomie d'une batterie, la consommation normale, la cause d'une surconsommation ou l'état mécanique. Un voyant, une incohérence persistante ou un doute de sécurité relève du manuel, de l'assistance ou d'un professionnel compétent et peut justifier l'immobilisation.

Elle ne décide pas non plus qu'un locataire doit payer. Les règles de prix, forfait, carburant, recharge, preuve et contestation viennent de l'offre et du contrat applicables, sous le cadre d'information rappelé par la DGCCRF. Le gestionnaire conserve une décision humaine et les voies prévues.

MOVALYA organise les actifs, dossiers, opérations et preuves dans le périmètre vérifié de sa fiche canonique. Aucune intégration télématique, lecture automatique de compteur, opérateur de recharge, paiement, assurance ou décision réglementaire n'est présumée par ce guide. Une capacité future reste absente tant qu'une nouvelle preuve produit ne l'a pas qualifiée.

• Pas de diagnostic technique.
• Pas de conversion automatique pour combler une absence.
• Pas de surveillance continue par défaut.
• Pas de facturation ou d'imputabilité automatique.
• Pas de promesse d'intégration externe non prouvée.