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Mise en flotte d'un actif : dossier et recette initiale
Procédure pour identifier, documenter et déclarer exploitable un nouvel actif mobile.
Réponse courte
Un actif n'entre en disponibilité qu'après validation de son identité, ses documents, sa protection, son état, ses échéances, ses équipements, sa localisation et sa procédure de remise.
La recette documentaire ne remplace pas les contrôles réglementaires, techniques ou d'assurance propres à l'actif. Faites-les valider par les interlocuteurs compétents.
Créer une identité stable
Attribuez un identifiant interne indépendant de la plaque, du nom commercial ou de l'annonce. Reliez catégorie, marque, modèle, année, capacité, énergie et numéros utiles avec des droits d'accès adaptés.
Service Public décrit les formalités d'immatriculation des catégories concernées. Le registre opérationnel conserve la référence utile et l'échéance, tandis que les copies de documents restent dans un espace restreint.
| Bloc | Contenu | Contrôle |
|---|---|---|
| Identité | Catégorie, modèle, numéro interne | Concordance physique |
| Droits | Propriété, mandat, financement | Usage locatif autorisé |
| Protection | Assurance, assistance, exclusions | Période et catégorie |
| Technique | Entretien, contrôle, rappels | Échéances et blocages |
| Exploitation | Site, accès, procédure | Recette de départ-retour |
Créer l'état de référence et l'inventaire
Nettoyez puis inspectez l'actif selon sa catégorie. Capturez les vues reproductibles, compteurs, niveaux, accessoires et défauts existants. La référence reste versionnée et distincte de l'état de chaque location.
Pour un van, ajoutez eau, gaz, couchages et mobilier ; pour un bateau, coque, armement et heures moteur ; pour un électrique, câble, port et charge. Le tronc commun ne remplace pas ces modules.
Préparer maintenance, accès et terrain
Enregistrez échéances calendaires ou d'usage, seuils d'alerte, atelier ou professionnel, pièces critiques et procédure d'immobilisation. Définissez site, clés, accès autonome éventuel, mode dégradé et rôles de remise.
Créez la checklist de préparation, le contrôle contradictoire, le nettoyage et la remise en disponibilité. Une personne ou un prestataire nommé doit avoir accepté la capacité, le créneau et les consignes.
Recetter le cycle complet
Simulez réservation, préparation, éligibilité, départ, retour, anomalie, nettoyage et clôture. Vérifiez que l'actif ne redevient pas disponible lorsqu'une maintenance ou un document le bloque.
Testez aussi une substitution et un retour tardif. Le but est de révéler les dépendances avant une vraie location, sans fabriquer de faux succès dans le dossier.
- Vérifier droits et assurance.
- Créer identité et échéances.
- Établir état photo et inventaire.
- Configurer maintenance et accès.
- Simuler départ, retour et incident.
- Attribuer le GO et la prochaine revue.
Décider la disponibilité
Les réserves critiques bloquent l'actif. Une tâche non critique reste visible avec responsable et échéance ; elle n'est pas effacée par le passage en exploitation.
Une photographie marketing manquante peut attendre, tandis qu'une assurance non confirmée bloque. Le registre explique ce qui manque et qui peut lever le blocage, sans transformer une case cochée en validation automatique.
Sources
- Fiche canonique détaillée du produit et des opérations MOVALYA · MOVALYA · vérifié le 2026-07-26
- Fiche canonique MOVALYA.app · DOHM · vérifié le 2026-07-26
- Carte grise et véhicules concernés · Service Public · vérifié le 2026-07-22
- Assurance d'une voiture de location · Service Public · vérifié le 2026-07-22